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Am I in a cage?

1分以内にメールに返信する即レス手法

はじめまして、toricagoです。ブログを始めました。
初の記事として、メールに即レスするための方法を紹介したいと思いますので、是非御覧ください。

メールに即レスしよう

メールの返信スピードには気を遣っている。少しでも早く返事を出せるように、単語登録をたくさん行ったり、メールのテンプレートを作ったりしている。これは『速さは全てを解決する』(赤羽雄二さん)という本でメールの即レスの重要性が取り上げられており、それを読んでから意識するようになったことである。私の目標としては5分(簡単な文章であれば1分以内)として取り組みを一年以上続けているので、今までの工夫をまとめておきたい。

そのために私は、①たくさん単語登録をする、②メールテンプレートを作成する、③不要メールを減らす、④返信がいらないメールを非通知にする、という4つの努力を行っている。それぞれ詳しくみていこう。

①たくさん単語登録をする

1つ目は『速さは全てを解決する』(赤羽雄二さん)で紹介されている手法である。これはウェブ検索、資料作成など、PC上での作業全般が格段にスピードアップするので、メール以外でも恩恵を受けられる。単語登録というのは、例えば「いあ」と打ち、変換すれば「いつもありがとうございます」と表示されるような手法である。私は300以上の単語登録を行っている。メールの文章は、かなりの部分が決まり文句であるので、「いつもお世話になっております」「ありがとうございます」、自分の名前などを登録するだけで、かなりのスピードアップ効果が期待できる。

私自身はパソコンのタイピングスピードが昔から速かったので、こういった単語登録には関心を示してこなかった。タイピングスピードが速いから、単語登録の効果が薄まると思っていた。周りでも、単語登録をしている人はタイピングが遅い人ばかりだった。しかし実際にやってみると、タイピングスピードが速い人と単語登録は相性が良い。長い文章を瞬時に書き終えることができ、もともと速かったパソコン操作がさらに速くなるのである。

ということで、単語登録を舐めている人も、是非騙されたと思って5個だけでいいので登録してみてほしい。

こちらの記事も参考になるぞ:
diamond.jp

②メールテンプレートを作成する

少し長めのメールを書かないといけない時や、気を使うメール、気持ちを込めないといけないメールなどの場合は、メールという無機質なプラットフォームを利用している以上、一言一言に注意する。そして書き上げるのにすごく時間が掛かってしまうことがある。場合によっては数時間かかってしまった!ということにもなりかねない。

そこで、メールテンプレートという、こちらも『速さは全てを解決する』(赤羽雄二さん)で紹介されている手法を取ると良い。飲み会のお誘いメール、感謝のメール、お詫びのメールなど、気に入ったメールがあればすぐにメールフォルダに保存して行こう。また、英語の上手な人が書くメールや、外国人が書く上手い表現が出てくるメールなども保存する。とにかく、「お、これは将来使えそう」と思った時にはすぐに保存。

こういうのを、必要になった時にさっと見返すと、難しいメールも短時間で書けるようになるのである。ネットで「お詫び メール」などとメール文面をググる人も多いと思うが、それだけだとなかなかいい文章が出てこず、時間がかかってしまう。私はネット検索+メールテンプレートフォルダの組み合わせが今のところ、非常に上手く行っている。

私はDropboxにメールテンプレート用のフォルダを作成し、その下にメモファイルをたくさんおいている。一つのメモファイルにつき、一つのメールを入れている。なので、気に入ったメールがあれば、一つ一つとファイルが増えていくイメージである。そして特に利用頻度の高いものについては、Gmailのテンプレート機能で直接保存している。これによって、少ないクリック数ですぐにテンプレートを挿入できる。方法としては、下記の記事がわかりやすいので、是非挑戦してみては?

③不要メールを減らす

即レスの努力を継続するためには、メールが来たら常に、即座に、中身をチェックしないといけなくなる。できれば5分以内に返信したいからである。しかしそうすると、メールが来るたびに仕事や作業を中断しなければならなくなる。これは結構ストレスだ。返信スピードを優先するという立場を取っているので、これは仕方がないとも言えるが、確認したのに返信しなくてもいいメールだった…というのは大変にもったいない。これを避けるにはどうすればよいのか?つまり、メールの即返信率100%を目指しつつ、メールチェック回数を最小化するにはどうすればよいのか?

まず、不要メールというものに注意しなければならない。不要メールとは、様々な会社から送られてくる広告・宣伝メールのことである。SNSなどのウェブサービスに登録したり、映画館やレストラン、カラオケで会員登録したり、講演会やセミナーに参加したり、色々な会社の人と名刺交換をしているうちに、気付けばどんどんとメールマガジンに登録されてしまう。SNSから来る「誰々からフォローされました」「今日は誰々の誕生日です」「何々グループに投稿がありました」というメールだったり、企業から来る「新商品が出ました」「今月のセミナーの一覧」「いついつまでに使えるクーポンです!」「アンケートにご協力ください!」「マンスリーレター」というメールが、一日に数十通から多ければ百通近く送られてくるようになってしまう。

中身については、読んでよかったと思うことが稀にあるが、仕事を中断すること比較すると、ダメージは大きい。こういうメールはどんどん減らすように努力している。

どのように不要メールを減らすべきか?それはウェブサービスからの不要メールなのか、企業からの不要メールなのかによって対応を別けてみよう。

ウェブサービスの場合は、設定を変更してなるべく通知メールが来ないようにしている。例えばTwitterであれば全部オフ、FacebookやLinkedinは個別メッセージや友達申請の通知のみをオンにしている。銀行、証券口座を持っていると、色んな宣伝メールが来てしまうので、これらもオフにしている。話題になっていたので登録してみたが、結局あまり利用していないウェブサービスは退会するようにしている。家計簿アプリの通知については、多額の引き出しがあった場合など、注意が必要な箇所のみメールが来るようにしている。その他の様々なウェブサービスについても最小限に設定している。

一方で、企業メールの場合は、ほとんどすべてのメールマガジンから退会するようにしている。中には毎日1通送られてくるようなものもあるので、一通り退会すると、一日に送られてくるメールの数が激減することを肌で実感できるようになる。企業メールには有用なセミナー情報が入っている場合もあるが、そのような場合はソーシャル上でも話題になるので問題ない(Nuzzelに登録していると救われることがたまにある)。ただし、閉じたイベント(個人向けでない)の場合はソーシャルアプリで取り上げられないので網羅できない。実はこの場合、主催者側から個別に連絡してくれる場合もあるので、あまり気にしていない。

④必要だが返信不要なメールは非通知にする

次のステップとして、必要だが返信不要なメールを非通知にすることだ。

私はスマホGmailアプリを入れており、メールが来るたびに通知が来るようにしている。その度に膝ポケットに入れているスマホが振動するので、即レスできるという方法を取っている。必要だが返信が必要ないメールは非通知にすることで、作業や仕事を中断する回数をさらに減らすことができる。Outlookなど様々な方法でメールを利用している人がいると思うが、以後、Gmailの場合で説明する。

Gmailなら「ソーシャル」と「プロモーション」フォルダにメールが来ても通知が来ないようになっているので、この機能を利用したい。私の場合は、ソーシャルアプリからのメール(そもそも通知設定でなるべく来ないようにしているが、最低限のものは来るようにしている)、ニュースアプリからのメール、お金を払っているメールマガジン、参加しているメーリングリストなどを、ソーシャルやプロモーションに振り分けている。初期設定でもGmail側がある程度振り分けてくれているはずだが、メーリングリストやニュースアプリはメインフォルダに分類されてしまうので、そういう所は自分で設定することが必要だ。Google AlertについてはFeedlyに飛ばしているが、メールで受け取っている人は、そちらも非通知設定にする必要があるかもしれない。

ニュース情報やメルマガ情報は、返信が必要ない上に読むのに10分以上かかる。これらはまとまった時間(仕事をしていない別の時間)で集中的に片付けてしまったほうが良い。

また、そもそもスマホGmail以外のアプリの通知設定も見なおしておく必要がある。せっかくメール通知数を減らしても、他のアプリ通知数が多ければ邪魔されてしまう総数は多いままだ。そのため私は他のアプリについても、緊急性がない限りほとんどオフにしている。

終わりに

以上、①たくさん単語登録をする、②メールテンプレートを作成する、の2つをしっかり行うと、メールを書き上げるスピードが格段に速くなる。今回紹介したテクニックを組み合わせると、(会議中やお風呂中などを除き)メールには5分以内に返信できるようになる。そして回答文章がシンプルな場合は1分以内もバンバン実現でき、相手の人が非常にびっくりするので気持ちが良い。①と②の元となっている『速さは全てを解決する』(赤羽雄二さん)も大変にお勧めである。メールのテクニックだけでなく、様々なものが紹介されており、しかも実践的なものばかりだ。

そして③不要メールを減らす、④返信がいらないメールを非通知にする、の2つをしっかりと行うと、日中、邪魔される回数が減り、快適さがアップする。本当に返信が必要なときだけスマホの通知(もしくはPC画面上での通知)が来るようになる。しかし放っておくとまたメールが増殖してしまうので、定期的なチェックが必要だ。

さらに極めたい人がいれば、シャワー中にもメールができるように、防水ケースを購入することも検討してみると良い。1000円以内で購入できるものもある。お風呂に長く入る人であれば、Kindleアプリで読書を進めたり、ウェブサーフィング、瞑想アプリでリラックスすることも可能だ。

こちらの続編記事もぜひ!「なぜここまで拘るのか?」ということについて書きました。
toricago.hatenablog.com