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toricago

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1分以内にメールに返信することによる好循環

以前、「1分以内にメールに返信する即レス手法」の記事で、4つのポイントをお伝えした。今回はその続編として、そもそもなぜそこまで拘る必要があるのか?そんなことに神経を使うぐらいなら仕事のコアな部分に労力を使いたい、と思った人もいるだろう。そのあたりを少し解説したい。
toricago.hatenablog.com

数分で返信することでコミュニケーションにリズムが生まれる

 瞬時に返事が来た相手は、驚くとともに、また返事をすぐに返してくれることが多い。こちらのスピード感が相手に伝播するわけだ。そうすると、自分もまた次の返事を即レスできる。こうやって、ポンポンポンとやり取りが1時間以内に行われ、重要な事は決定できるし、その件については一件落着になる。メールの内容によっては、合意したことについて早速作業などを開始することもできる。

信頼されやすくなる

 返事を待たされる人間は、頭の片隅に「あの人からいつ返事が来るのか?」ということがずっとあるので、それが小さいながらも脳に負荷を与えることになる。一方で、いつも即レスをしていると相手は、「この人はいつもすぐに返事をしてくれる!」と思ってくれるので、強い安心感を与えることができる。テキパキと物事を進められる人、というイメージを持ってもらいやすくなり、そういう目で見られる。そうすると、さらに自分がそのイメージに応えようとして、メール以外のことも徐々にテキパキしてくる。

頭のなかがクリアになる

 メールの返信をしないといけないのに、半日ぐらい放置してしまう経験は誰にもあると思う。理由としては「今は急ぎで仕上げないといけない仕事がある」「ちょっと気を遣うメールだから気が進まない」など様々だと思う。しかし、こういった場合に先送りしておくと、仕事をしていても頭の片隅に「あとでメールを返信するのを忘れるなよ!」というメッセージをずっと置いておくことになる。これで多少、仕事にマイナスの影響がある。
 一方で、仕事が中断されたとしても、気が進まない込み入ったメールで気を遣いエネルギーを消費したとしても、その後に煩わしいことは何も考えずに、ただただ仕事に没頭できる。これはやはり非常に気持ちが良いし、結果的にはこの方が効率が良いことが多い。もちろん、本当に後回しすべきメールもあるかもしれないが、それは滅多にない。

アドレナリンが出る

 即レスは気持ちが良い。単語登録したワードをいくつも使いこなし、また返信内容についても頭をフル回転させて考える。そして最後にメール文をざっと見なおして送信!これを1分以内にできれば、送信した後にアドレナリンが出るのが感じられる。
 『ゼロ秒思考』(赤羽雄二さん)のA4メモ書きを別の機会に紹介したいと思うが、1分という時間制限の中で、4行も書かないといけないので、かなり集中しないといけない。しかしその制限で10枚も書くと、脳がフル回転して、もちろん多少は疲れるのだが、戦闘態勢になっているので、その勢いで色んな仕事をすすめることが出来る。
 同じことが、メールについても起こっているのだ。メールについても、即レスするためにはそれなりに集中しないといけないので、同じ効果があるように感じている。また、多少落ち込んでいる時にメールが来て、「すぐに返さなきゃ…!」とメールを作成し返信し終えると、強制的に脳が戦闘態勢になり、「あれ?そういえば俺は落ち込んでいたんだっけ?」というように、頭の切り替えがぱっとできてしまうという効果もある。

時間を大切にするようになる

 即レスの重要性はメールで一分一秒を節約しているという小さい話には収まらない。これにより、日々の生活の中で、時間をいかに無駄にしているかを意識するようになってくる。例えば、

  • このニュース記事を読むのに何分かかる?
  • トイレ休憩はデスクから立ち上がってから戻ってくるまでまで何分かかる?
  • 会社のビルや家のマンションのエレベーターは、1階から自分のフロアまで進むのに何秒かかる?

という、普段意識することのないようなことも気になって来る。もしかしたら、「そんなことまで気になってしまう人生は窮屈で嫌だ。もっとのびのびとしていたい」という感情もあるかもしれないが、意識するだけでも効果がある。
 一体どういうことなのか?私達は日々の中で、作業や思考などに対して、単位時間あたりにどのぐらい進められるか?というのをあまり意識しない。しかしこれは買い物で言えば、値段をチェックせずにショッピングするようなもので、一日の終わりに「あれ?今日は5千円も使ってしまったのか〜」と気づくようなものである。買い物であれば、別に一円単位で節約したいという意思がなくても、値段ぐらいはちゃんとチェックする。そのレベルの感覚を時間に対しても持てるようになる、というのが言いたいことである。メールの即レスは、そのトレーニングになるのだ。
 もちろん、買い物では一円単位で節約したい人もいるので、同様にメールでも、意識するだけではなく、「エレベーターの中の時間がもったいない!くそ〜!この時間もスマホでメールチェックだ〜!」と少しの時間も有効活用すれば良い。そのあたりは人それぞれだろう。

気をつけるべきこと

一方で、悪循環にハマってしまわないようにするための注意点も紹介していこう。

時間が奪われる

 メールの即レスを再優先していると、メールが来る度に仕事が中断されてしまう。したがって集中力を要する仕事はなかなか進まない。こういう場合は、返信の不要なメールは極力チェックしないという工夫が必要だ。これは以前の記事でも紹介した手法なので是非参照してほしい。
 実はLINEやSNSの即レスもまた別の機会に紹介したいと思っているが、こちらのほうが時間を大いに奪われるリスクが高いので気をつけないといけない。

ミスのあるメールを送ってしまう

 即レスを優先する余り、ミスのあるメールを送ってしまうことがあるかもしれない。例えば、添付ファイルを添付し忘れる、宛先が違う人だった、全員に返信しようと思ったが一人に返信してしまった、誤字脱字がある、相手の名前の漢字が間違っていた、などが主な項目だ。
 どんなに急いでいても、メールを読みなおすことは怠ってはいけない。また単語登録で防げるミスも多い。例えば少し打つのが大変な長い言葉や、相手の名前の漢字や役職などはどんどん単語登録すると良い。それで、打ち間違えることはなくなる。

返事を忘れてしまいやすくなる

 いつも即レスをしていると、先送りすることがなくなるので、「あのメールに後で返信しないとなぁ」という感情を持つことがなくなる。そのうちそういう感情を忘れてしまう。
 これがやっかいで、例えばスマホで返信しないといけないメールを読んだ後に、電話がかかってきて、そのメールのことは一旦忘れてしまったとする。即レスしない人なら、時折「そういえば何かやらないといけないことがあったような…あ、あの人にメール返してない!アブねぇ〜」と危機を逃れる事ができる。しかし私達のような即レスマンの場合は、電話の後に仕事に全力集中してしまうし、メールは即レスしているという自負もあるので、そういうメカニズムが働かなくなってしまう。
 これを防ぐには、あまり移動中や食事中の細々とした時間にスマホでメールをチェックしないようにしている。例えば私はエレベータの中ではチェックしない。返信する前に、目的階に到着しちゃうからだ。数日に一回ぐらい、直近のメールのタイトルだけをざっと見直す、ということもやっている。稀に返事を忘れていたことに気づくことが月に一回ぐらいある。

まとめ

 以上で、好循環ポイントを5つ、悪循環ポイントを3つ解説してきた。またの機会には、SNSやLINEを含めた、総合的な視点からも即レステクを解説していきたい。また、皆さんのメールを即レスする上での工夫や技術、好循環ポイントがあれば、是非教えて下さい。

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