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Toricago Lifehack Research

タイムマネジメントを極めるための、タイムログアプリの極め方

PDCA

どうも、『鬼速PDCA』(著:冨田和成さん)にドハマリ中のToricagoだぜ!

 この本の主題はPDCAなのだが、ライフハック術、メンタルやモチベーション維持、部下のマネジメントなど、色々なヒントが得られる良書である。その中でも、時間管理術である「タイムマネジメント」については非常に勉強になったので、ココ1〜2週間、真剣に取り組んでみた。挫折しやすいタイムログアプリを有効活用していく話や、PDCAをさらに速めていくために気付いたことなどを紹介していこう。

<今回の目次>

捨てる、入れ替える、圧縮するの3原則

 『鬼速PDCA』によると、タイムマネジメントとして重要なことは、①捨てる、②入れ替える、③圧縮するの3つであり、この順番で行うことが重要だが、ビジネスパーソンは逆の順番で取り組んでしまう人が多いらしい。
 何を隠そう、私も逆にやってしまう人の一人だ。ライフハッカーとして圧縮するのは大好き。単語登録も500個を超えてしまったし、メールも簡単な内容であれば1分で返信できるようになってきた。詳しくはこちら:

 しかも、圧縮することは、何かを捨てることと比べるとハードルも低い。特に予定がないのに飲み会や遊びの誘いを断ることと比べると、精神的にも取り組みやすい。ついついそちらに流れてしまっていたんだなぁ〜と、この本を読んで気付いた次第である。もちろん圧縮の努力を続けていくことは大切だが、「捨てる」ことで大きな効果を得られるなら、そちらを外してはならない。
 「捨てる」ためには、「現状抱えているDOをすべて洗い出し、その時間配分を把握しないといけない。」とのこと。仕事中の時間だけでなく、プライベートの時間も計測してみると良いらしい。

実際に当社のワークショップでも社員にプライベートな時間を棚卸ししてもらったが、ほとんどの社員が、自分が想像していた以上に無駄な時間が多いことを知って驚いていた。

 この話を読んで思い出したのが、すぐに挫折してしまったTogglというタイムログアプリ。これは、一日の行動開始時と終了時にアプリでボタンを押すことで、自分の時間を可視化するサービスである。わざわざ行動と行動の間にアプリを起動して自分で記録しないといけない面倒なところがあり、またついつい忘れてしまうため、数日で辞めてしまった苦い記憶がある。
 でも今回は、『鬼速PDCA』で学んだ「意識付け」を初めとする、様々な工夫が身についているので、Togglにもう一度だけ挑戦してみることにした。一度挫折したことに時間を置いて挑戦すると、すんなり上手くいってしまう、ということも多々あるので、そういう効果も心のなかで期待。それでは、今までの取り組みや、タイムログを用いた振り返り方を具体的に見ていこう。

タイムログアプリを導入してからの自分の変化

 タイムログを導入してから、色々と気付きがあった。一つは、仕組みを整えれば、「気合い」はあまり関係ないことがわかってきた。「やる気に満ちている日=生産性の高い日」という先入観があったが、「どれだけ時間を割けているのか?」が第一ファクター。鬼速PDCAで推奨されているルーティーンチェックリストで◎や◯が多い日はTogglでも時間を多く使っているし、☓や△が多い日は長い会議が複数入ったり、夜に飲み会が入ったりしている。TogglのSummaryを見ていると、そういう傾向がハッキリわかってくる。PDCAが回っていないときは「自分の気合いが足りない!」と思い落ち込んでしまいがちだが、そういう思考はピント外れ。落ち込む時間があれば、タスクで捨てられるものを吟味すべし。敢えて言えば、気合いは仕事にぶつけるのではなく、PDCAの仕組み化へとぶつけていきたい。
 さらに、朝から晩まで会社にいると、「今日は一日頑張ったぞ!」という気持ちになるが、Togglで確認すると、会議・食事・雑用・休憩・トイレ・営業先への移動時間・先輩との雑談などを除くと「実質6時間しか働いていないじゃないか!」ということもあり得る。
 「そんなことはわざわざ計測しなくてもわかるだろ?」と思う人が当然いると思う。私もそう思っていたが、落ち込んでいるとそういう簡単なことがわからなくなり、原因を突き詰めてそれを解決していくという思考になりづらい。一方で、充実した気持ちのときは振り返る必要性がないと思ってしまう。計測のないタイムマネジメントは、落とし穴だらけなのだ。

タイムログで挫折しない工夫を紹介していくぜ!

 先週は毎日なんとなく気付いたときだけ記録を行ったので、一日に4時間程度しか記録が残っていないこともあったが、今週からは『鬼速PDCA』でも紹介されていたセルフトークやスマホ通知機能、ポストイットなどの小ワザをどんどん導入していった。今のところ、かなり順調に計測できているし、振り返りタイムでも学ぶことが多い日々を過ごせているので、それらの工夫を紹介していこう。

PCアプリも導入する

 スマホアプリは外出中に便利だが、仕事が内勤であればPCアプリもインストールしておきたい。スマホとほとんどリアルタイムに同期されるので便利であるし、いちいちスマホで操作するより、PCディスプレイのバックに常にTogglを開いておけば、サクサク記録していくことができてストレスが少ない。仕事中に頻繁にスマホをいじっていたら、サボっていると勘違いされてしまうことも防げる。
 ChromeにはToggl Extensionもあるので、Chromeユーザーは是非。

Google CalendarのReminder機能を使う

 Google CalendarのReminder機能で、「Toggl Update!」というタスクを朝、夕、晩に追加し、スマホ通知するように設定した。これにより、タスク管理をつい忘れてしまっても、数時間ぐらいは遡ってタスクを追加していくことができる。

スマホの壁紙をToggl画像に変更する

 スマホの壁紙をTogglに変更。スマホをいじるたびに、「Togglでアップデートしろや!ボケ!」とプレッシャーがかかるので、計測率がグッと上昇する。
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 Togglのアプリを一番目立つ所においておくことも地味だが、大切な工夫である。私はついでにアプリを10個以上消去し、一つの画面にすべてのアプリが収まるようにした。そうすれば必ずTogglが、開いている画面に表示されるからである。(全アプリが一つの画面に収まらない場合は、その他フォルダを作成して、どんどん突っ込んでいくのがお勧め。)

ポストイットを利用する

 これは『鬼速PDCA』で紹介されていたテクニックである。家と会社のPCディスプレイに「Toggle Update!」と書いたポストイットを貼っている。原始的だが効果は大きい。

TogglのIdle Time機能を有効にする

 これはPCアプリ限定の機能であるが、一定時間PCを触っていないと、その間の時間を別のタスクとして保存するか、破棄するか、実施中のタスクの時間として含めるかを選択できる。例えば仕事中に先輩から話しかけられて、気付けば15分ほどの雑談をしてしまったときなどは、破棄するか、「休憩」として別のタスクとして保存するようにしている。

プロジェクトの名前の付け方に神経質にならない

 計測中はプロジェクトを無理して命名する必要はない。まずはタスクの名前だけを入れてどんどん計測する。なぜなら、計測中にプロジェクト名も考えると、「読書」「情報収集」「勉強」などと、本来同一のプロジェクトが細分化されてしまい、タスクとの違いがわかりづらくなる可能性がある。そこでその日の夜に振り返る際に、プロジェクトを作成して分類したほうがよい。私の場合はプロジェクト数は13個になった。一旦、プロジェクトが固まれば、それからは、さらにスイスイとタスクを追加していける。

すべてを詳細に記録しようと神経質にならない

 Togglを始めると、すべてを1分単位で計測したくなってくるが、初心者にはハードルが高い。私は24時間中20時間を超えれば充分であると感じている。これについては後述する。

タイムログをさらに楽しくする振り返り方

振り返りのために、データが溜まるのを待つ必要はない

 以前挫折した際は、一週間分計測しないと、すべての曜日のデータが蓄積されないので振り返ることができないと思っていた。ただ、Togglの効果を実感するために一週間待つ必要はなく、一日だけでも効果は大きいので、初日から是非振り返ってみることをお勧めする。最初はいやいや計測していたが、振り返ってみて面白さに気付く。今では計測していくのが楽しくなってきた。
 振り返るときはTogglのサイトでログインするのが良い。スマホアプリやPCデスクトップ版だと、計測に特化していて、振り返り機能が弱い。ReportのWeeklyというところに行けば、以下のような表が表示されて見やすい。(プロジェクト名は非表示)
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 睡眠時間は計測していない(別アプリで計測)ので、それを追加すると20時間を超えるぐらいになるだろうか。残りの数時間は計測誤差や、計測漏れであるが、睡眠時間を含めて20時間を超えるのであれば、充分に見返す効果が得られる。
 お勧めは夜寝る前にこれをさっと眺めてみること。それだけで色々と気付きがあるぞ。

ルーティーンチェックリストと見比べる

 同時に進めると効果があるのが、ルーティーンチェックリストである。これは『鬼速PDCA』で推奨されているリストであり、進行中のPDCAのKDIが項目として並び、毎日◎◯△☓の評価をつけるだけの簡単なものだ。詳しくはこちらの記事で解説した。KDIって何?そう思った人は、そろそろ、この本を読んでみるしかないぜ!

 これによって、生産性が高かった日と低かった日がはっきりするが、タイムログのデータと合わせて分析すると、さらに多くの気付きを得ることができる。毎日できなくても、週末の振り返りの際には是非取り入れてみることをお勧めする。

終わりに

 多くのライフハックは習慣化のレベルまで持っていかないと効果を発揮しないが、タイムログの場合は数日計測しただけでも、(一日だけでも!)効果がある。必ずしも習慣としてずっと取り組むつもりがない人にもお勧めだ。イメージとして近いのが、年に一回の健康診断。
 多少の面倒臭さがあるかもしれないが、タイムマネジメントを極めていくには欠かせないプロセスである。期間限定と思って取り組んでみてはいかが?


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ライフハックなるほど共有会を運営しています!
 『鬼速PDCA』の中で、「なるほど」と思ったことを毎日7個以上記録する話が出てきますが、これを一人で黙々とやろうとすると挫折リスクが高まります。そこで多くの人と共有のGoogle Sheetsにて「なるほど」を蓄積し、お互いの「なるほど」にもコメントし合える共有会を運営しています。既に多くの「なるほど」が集まっています!
 PDCAを極めたい人、この本の内容を少しでも実践してみたい人、好奇心を強めたい人、ライフハックのレベルをあげたい人などにお勧めです。toricagoblog at gmail.comまで連絡いただければ非公開Google Sheetsへと招待します。匿名での参加も可能です。お気軽に是非!!

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