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Toricago Lifehack Research

1万枚のゼロ秒思考メモで生み出した保管と振り返りの技術

メモ書き PDCA

 このブログでは、ライフハッカーの必須技術と私が勝手に位置づけている『ゼロ秒思考』(著:赤羽雄二さん)について色々と紹介してきた。これはメモ魔のためのメモ書き方法の一つなのだが、今まで4つほど記事を公開してきた。海外の人にもゼロ秒思考メモの良さを伝えるために英語でも記事を書いてみたので、これも含めると5つになる。

 この5つのうちの一つ目の記事が今でも思い出深い。なぜなら、それまで書いてきた数千枚のメモの写真や、インクを使い果たしたゼロ秒ペンの写真を公開したからだ。読者にとってはいい迷惑かもしれないが、気合を入れすぎて文字数が1万2千字を超えてしまった記事でもある笑。たぶんこのブログの記事の中で一番長い。ちなみに、その記事の写真をもう一度、載せちゃおう。

【半年前の書き終えたメモの写真】
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【半年前の使い果たしたゼロ秒ペンの写真】
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 こうやって見ていると、また写真を撮りたくなってくる。あれから半年、メモはどれぐらい増えたのだろうか。そこで、また写真を撮ってみた!!普段は2段にしているメモを写真のために1段に作り直して、写真をパシャパシャ。恐らく一万枚は超えていそうだ。せっかくなので、また写真を公開するとしよう。

【現在の書き終えたメモの写真】
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【現在の使い果たしたゼロ秒ペンの写真】
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 今まで書いてきた5つの記事で「自分のゼロ秒思考ノウハウはすべて出し切ってしまった」と思っていたが、「メモを書き終わってからどうするか?」という話はほとんどしていなかったことに気付いた。そこで少しだけ、メモをどのように振り返ったり、保管したりしているのか、という「書く、振り返る、保管する」サイクルの極め方についての話を書きたい。

 そういえば振り返り方の詳細に入る前に、ペンの寿命について書いておきたい。ペンは「最後までインクを使い果たさないといけない」と思って使ってきたが、それは絶対にやめたほうが良い。なぜならメモ書きスピードが著しく遅くなるし、指への負担も大きくなる。ある程度「書きづらくなってきたな」と感じた時点で、次の新しいペンを使い始めることをお勧めする。

<今回の目次>

書き終えたメモをクリアフォルダに放り込め!

 まずは公式の方法を紹介しよう。本の中ではクリアフォルダを5〜10個ほど用意して、カテゴリー別に分類していく方法が紹介されている。例えば「ミーティング」「コミュニケーション」「アイディア」「子育て」「情報収集」などだ。さらに各フォルダにはラベルを貼り、マジックでフォルダ名を書く。ラベルはフォルダの右下に貼る。私が購入したのはこちら。

 クリアフォルダは机の左端に積んでおき、毎晩、その日に書いたメモをカテゴリ別に放り込んでいく。フォルダが厚くなったら新しいクリアフォルダを準備する。厚くなったフォルダはダンボールに入れて保存しておく。

カテゴリ数はどうすべきか?

 私も最初の一年ぐらいは公式の方法に従っていたが、今は少しの変更を加えている。仕事で多数のプロジェクトを抱えていたり、いろいろな役割がある人であればカテゴリ数は多いほうが適切だと思うが、私の場合は結局、①仕事、②仕事以外という2カテゴリにするのがしっくり来た。そのためこれからメモのクリアフォルダ運用をやってみようという人は、まずは5フォルダぐらいから初めて、徐々に自分の状況に合わせてカテゴリを増減させるのが良いと思う。

ゼロ秒ポケットの作り方

 もう一つカスタマイズしたことがある。机の左端にメモを積んでおくと、机が狭くなるのが長らく悩みだった。途中から本棚に入れてみたり、引き出しに入れてみたりしたが、そうすると今度は気軽にメモを放り込めなくなる。
 そこで開発したのが、PCモニターの裏にゼロ秒ポケットをつくる方法である。今は下の写真のような形で、左フォルダが「仕事」、右フォルダが「仕事以外」となっている。毎晩メモをPCの左右に放り込むのは結構楽しいし、机の上のスペースは広く保てる。PCモニターとクリアフォルダの間で使っているのは両面テープだ。
【PCモニタの裏】
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【PCモニタの表】
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楽しくなる振り返り方

 振り返り方は結構難しい。ちゃんとメモを毎日書いている人ほど、振り返りの負担が大きくなるからだ。公式スタイルは「3ヶ月に一度、さらっと」振り返ることだ。私はなかなか公式の方法が身につかず、一言一句読んでしまって苦労した。そうすると日記を読み返して思考が発散した時や、大掃除が上手く進まず逆に部屋が散らかったときのようなモヤモヤ感が結構強く残る。それに読むのに半日ぐらいかかるので精神的に疲れる。「さらに3ヶ月後にもう一度」振り返るのが公式ルールなので、「これをもう一度やるのか…」と思うと億劫で振り返りができなくなった時期もある。
 今ではやり方を少し変えている。毎週末は『鬼速PDCA』(著:冨田和成さん)というPDCAの方法論を解説した本があるのだが、最近はそれに力を入れている。立てた計画(P)とその実行(D)を毎週末に振り返って(C)次週に備えて(A)いる。Cを行うところで、1週間のゼロ秒思考メモを読み返すと、振り返りのヒントが多数得られるので相性が良い。自分のその週の反省点などが見えてくるので、次週のPDCAサイクルに向けた改善案などが見えてきやすくなる。この方法を採用してからは毎週メモを読み返せるようになった。詳しくは下記の記事を参照頂ければと思う。

 読み返すと、後から読むとどうでもいいような内容のメモも多いので、重要な箇所だけ赤ペンやハイライターで色を付けていく。「確かにそうだな」とか、「なかなか良いことを書いているじゃないか」「それはちょっと違うよ」などの独り言も加えるとリズムが出るのでお勧めだ。さらにあとで読み直したいと思ったメモには右上を少し折り返しておく。そうすると3ヶ月毎、6ヶ月毎の振り返りがさらに楽になる。
 今では3ヶ月ごとに、ランダムに折り曲がった所をテキトーに開いていき、「10分だけの短縮振り返り」などもできるようになった。以前の半日振り返りと比べると、精神的なハードルも低いし、自分がどれだけの期間でどれだけ思考が変化したり成長したかも確認しやすくなるので、良かったと思っている。
 ということで結論は公式ルールの3ヶ月毎の振り返りを軽くして、週次の振り返りを追加した形になる。メモの振り返りに感じる重たい気持ちをどんどん減らし、なるべく楽しく振り返られるようにするのがポイントだ。

終わりに

 ということで、ゼロ秒思考メモの保管方法や振り返り方を紹介してきた。これでいよいよゼロ秒思考ネタはネタ切れだと思う笑。今回がもしかしたら最後のゼロ秒思考記事になるかもしれない。
 だが何が起こるかわからない。IoTゼロ秒思考ペンによってメモ書き内容が瞬時に電子化されるデバイスが発売されるかもしれないし、VR端末を着用した仮想空間の中で、A4の制約を一切気にせずメモ書きに没頭できるゼロ秒思考アプリが流行る日が来るかもしれない。その場合はまた記事を書くかもしれない笑。

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