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『アイデア大全』フェスティバル実施中!

『鬼速PDCA』と『7つの習慣』マトリックスの組み合わせ技を紹介するぜ!

 今回は鬼速でPDCAを回すために欠かせない、タイムマネジメントの話をしよう。これはベストセラー『鬼速PDCA』(著:冨田和成さん)では実行(DO)の応用編として紹介されているので、基本編に慣れてきた段階で取り組むのが良いかもしれない。私もまだまだタイムをマネージしきれていないが、本を読んでから数ヶ月間、取り組んできたことをまとめておこう。これから『鬼速PDCA』のタイムマネジメントを実行しようと思っている人の参考になればと思う。

まずは毎日、記録を続ける

 タイムマネジメントをするための準備として、毎日、何にどれだけ時間を使っているかを記録しなければならない。朝食は40分、会社までの移動時間は50分、会社でプロジェクトAに使ったのは3時間半、お風呂と着替えは25分というように、「1日の終わりに起きてから何に何分使ったのか」がわかるレベルまで記録すると良い。もちろん、1分単位で記録するようなストイックさは求める必要はないが、合計で15時間/日の計測を超えることを目指すと良い。もし7時間睡眠であればこれで22時間になり、誤差は2時間に収まるということになる。

 だが、この最初のステップが一番大変だ。挫折もしやすい。どのアプリを使って、どのように記録を取り、どうすれば挫折せずに習慣化できるかを、次の記事で以前に解説した。

 上の記事が未読の人は、是非そちらからまずは読んでみると良い。そして上の記事に付け加えるとすれば、タスク名(description)をできるだけ書き込むことをお勧めする。例えば掃除カテゴリ(project)であれば、「部屋の掃除」「風呂の掃除」などキーワードを入れておく。食事カテゴリであれば、「デスクでコンビニ弁当」「家でしゃぶしゃぶ」などだ。これは後で非常に役に立つ。タスク名は揃える必要がなく、「デスクで弁当」と「デスクご飯」などとノイズがあっても良い。そこまでストイックにやると続かないだろう。

 上の記事を書いた時はまだタスク管理初心者であったが、それから2ヶ月以上、日次レベルでタスク管理ができるようになり、今では計測していないと気持ち悪いと感じるぐらいの習慣レベルに達したと感じている。最初の数週間はタスクの合間に記録しないといけないので、心理的に負担が大きいが、『鬼速PDCA』で紹介されている様々なテクニックを取り入れると無事乗り越えられると思う。それらのコツも上の記事の中で紹介済み。だが、その間は意志力がタスク管理アプリに結構奪われるので、他のことが若干疎かになる。『鬼速PDCA』で紹介されている色んな話を同時進行で進めるのではなく、「この2週間はメインのPDCAを進めつつ、それ以外はタスク管理だけを極めるぞ!」という気持ちも重要だ。

 これをまずは1ヶ月以上は続けよう。1ヶ月以上経過したら、この記事で紹介する分析術を是非取り入れてみてほしい。ただし、毎週末にTogglのデータを振り返ることも有用なのでお勧めする。このあたりも前述の記事を読んで頂ければイメージが湧きやすいと思う。

なぜ1ヶ月なのか?

 私はTogglで3ヶ月近くのデータを蓄積することができた。最初の1〜2週間はTogglへの慣れの期間で、タスクカテゴリ名などをコロコロ変えたり、記録する上での仕組み化・ルールが定まっていなかったので、データを分析する上では使いたくない。そのため今回の記事では最初の数週間を除いた、2ヶ月ぐらいのデータを用いて分析した話を紹介していることになる。

 自分のデータを見ていて思うのは、3週間あれば充分だろう。慣れるのにもし1週間かかれば、1ヶ月分のデータということになる。これより短いとぷち旅行や飲み会シーズン、インフルエンザなどの局所的なイベントや体調コンディションに左右される結果となりやすいので、3週間はほしいところである。

データの欠損や誤りを正していく

 それでは次のステップの説明に入ろう。PCのブラウザーでTogglのサイトにログインし、左メニューのReportsから、Detailed Reportsに行くと、一覧で過去の登録タスクが表示される。それらを1ヶ月分遡って、整えていく。具体的にはプロジェクト名が記入されていなかったり、時間が間違っていたりするところを直していく。タスク名(description)は抜けていてもほぼ確実に思い出せないので、普段からできるだけ書き込んでおくことが望ましい。時間のミスは1週間ごとに数個は出てくるはずだ。恐らくスマホアプリとPCアプリを同時並行で利用していることによるバグのようなものかもしれない。「休憩10時間」のようなものがあると分析結果が大きく歪むので、見落とさないように。(見落としていても、あとでエクセルでおかしなことになるのですぐわかる笑)

csvファイルをダウンロードする

 データの整備が終われば、過去利用したい分の日程を選択し、csvファイルとしてダウンロードしよう。以下のスクリーンショットの矢印を参考にしてほしい。
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エクセルで形式を整える

 csvファイルをエクセルで開く。必要な列がProject、Description、Start date、Durationである。それ以外は置いておいても良いが、不要であれば列を消去してしまうと良い。また、Dayという新しい列を作成し、weekday関数によりそのタスクの曜日を吐き出すようにする。これは後で曜日別の分析に用いるために必要だからだ。この列の名前(1行目の値)をWeekdayとしておく。

 この段階でデータの誤りに気付いたら、エクセル上で修正せずに、Togglの基データを修正するようにしないと、次に同じデータをまた修正しないといけなくなるので注意しよう。もう一度csvファイルを落とす手間が面倒だが。

ピボットテーブルを作成する

 次に、ピボットテーブルを作成していこう。これは使い慣れている人であれば説明不要だと思うが、上のメニューバーの「挿入」→「ピボットテーブル」、テーブルの範囲をA1からデータが入っている最後の行と列まで選択して、別のシートオプションを選択し、OKを押せば自動的に生成される。
 ピボットテーブル用のシートが作成されれば、ピボットのフィールドリストでいくつかの表を作って印刷していこう。作成すべきなのは次の3つのピボットテーブルだ。他にもお勧めがあれば是非教えて欲しい。

①:総合表

 行にProject、列にDurationという最重要な表を作ろう。Durationの降順にすると見やすい。ちなみにココでDurationの値がおかしければ、集計を個数ではなく、合計になっていることを確認しよう。また、表示形式が「時間」だと、24時間を超えるとリセットされてしまうので、ユーザー設定で「[h]:mm」と自分で定義するとキレイに表示されるぞ。

 この表の良い点は、各Project(食事、お風呂、運動、仕事A、仕事B、移動など)に実際に何時間かけているのか?というのが一目瞭然であることだ。財務コンサルタントや経営者がお金の単位や財務諸表の項目に鋭いように、タイムマネジメントを極めていく私達ライフハッカーは、どういタスクにどれだけ時間をかけているかという感覚を鋭くしておく必要が当然ある。

 私はまだ頭に叩き込まれていないが、実データとの「にらめっこ」を毎月繰り返すことで、「睡眠に毎月何時間かけているか?」「プロジェクトAを完了するのに何時間かかるか?」「お風呂で週に何時間失っているか?」「ドライヤーの時間を削れば月に何時間浮くのか?」というのが瞬時に引き出せるようになりたい。ちなみにドライヤーの例は本の中にも出てくる。このベースがあって初めて、「どうすれば残業が減らせるか?」と言う高次の問題を解決するBRAINが整うのではないか。

②:曜日別表

 次に作成したいのが曜日別だ。これはさっき使ったweekday関数が活きてくる。Weekdayという項目をピボットテーブルの列に持ってくると、先程と同じような表が出来上がるが、今度は曜日ごとのデータがわかるはずだ。

 例えば「土日は食事を平日の倍の時間をかけてしまっている」「平日でも金曜日は最後の追い込みで仕事を頑張りすぎてないかなぁ」とか、次々と気付きがあるので非常に面白い。ここまでやると「タスク管理、やっててマジで良かった!」とだんだん興奮してくる。

③:タスク名一覧表

 最後に作成したいのが、行部分にProjectのみならず、Descriptionも入れる表である。列はDurationだけで良い。これはすべてのタスクが表示されるので、縦に長い表が出来上がるはず。私の場合は2ヶ月で1000件程度で、印刷するとA4で10ページ弱になった。

XMindを使って「7つの習慣」の重要・緊急マトリックスに落とし込む!

 作成した表の3つのうち、タスク名一覧表をざっと1〜2分、眺めてみよう。そうすると、普段どれだけタスク名を記入していたかにもよるが、過去の1ヶ月でどういうことに時間を使ってきたのかがすべて脳にインプットされる。
 次にマインドマップソフトウェアのXMindを起動し、新規作成→テンプレート→プロジェクトダッシュボードを選択しよう。
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 そうすると予めインストールされていたテンプレが表示されるので、これが2×2マトリックスになるように、不要な行や列を消していこう。そして『7つの習慣』のような軸の名前を入れていくと、次のようになる。
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 ここまで作れれば、先程のタスク名一覧表を見ながら、主な項目を次々に記入していこう。迷ったらとりあえずタイプしていく。あとで移動するのはドラッグでできるのがXMindの素晴らしいところである。一通り記入が終われば印刷してみよう。

勇気を出して「捨てる」!

 7つの習慣マトリックスは、将来のDOをどういう順番で実行するか、もしくはどのDOを削れるか、を意思決定するために用いる方法が『鬼速PDCA』では紹介されている。世の中のビジネス書でも、将来のやることを整理するためのフレームワークとして紹介されていることが多いので、利用したことのある人も多いかもしれない。『鬼速PDCA』が面白いのは、もう一つの使い方である「過去の振り返り利用法」が紹介されているところ。なので自分の作ったマトリックスを眺めながら、ここで「どれを本当は捨てるべきだったか?」と少し考えてみよう。たぶん、将来のDOは「全部やりてぇよ!」という気持ちになるので私を含め初心者には精神力が求められるが、過去のものを反省するだけならカンタンだ。「あ、これはやったけど全然意味なかった」とか「この勉強をしたけどすぐに挫折した」とか「このイベント、行く必要なかったな」とか「これはさすがに今すぐ止めるべき」とコメントをどんどん書き込んでいこう。

 マトリックスを見終われば、総合表や曜日別表も見ながら、さらに考えられることはないか探していこう。「捨てる」が充分に進んだら、「入れ替え」や「圧縮」にも取り組むのが『鬼速PDCA』スタイルである。場合によっては『鬼速PDCA』で紹介されている「深掘りのためにWHYツリー」を書くのも良いが、ココまでで結構疲れていると思うので、最初は飛ばしても良いかもしれない。また別の機会にWHYツリーについては紹介したい。

最後の一踏ん張り!来月に備えよ

 ここまでせっかく分析したのなら、浮かび上がってきた自分のタイムマネジメントの問題点に対する対策などを、メモとして残しておこう。私は最近、XMindでタイムマネジメント対策マインドマップを作って、それをPDCAフォルダに保存している。

 対策等を整理して保存するだけでは意味がない。実行していけるように、必要に応じてGoogle Calendarの通知機能やポストイットも入れ替えていく。これらのテクニックは書籍に詳しいし、私の過去の記事でも何度も紹介してきたので省略する。

終わりに

 ということで、タイムマネジメントの記事を書いてみた。私もまだまだ実践中なので、もっと良い工夫などがあれば、是非教えて欲しいと思っている。それにしても、この本はやればやるほど面白い!

<鬼フェスとは>
 2017年2月18日から3月5日まで、毎日『鬼速PDCA』の記事を連続で公開しています。Twitterハッシュタグ「#鬼フェス」にて質問も受け付けています。『鬼速PDCA』体験記も募集しています。『鬼速PDCA』を実践している方は是非。詳しくはこちら。
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