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Am I in a cage?

習慣を鬼速で身につける『鬼速PDCA』ルーチンチェックシートの使い方

 『鬼速PDCA』というのは、御存知の通り、高速を超える鬼速でPDCAを回すためのビジネス書である。中心となるノウハウPDCAであるのだが、それを支える話として、「ルーチンチェックシート」というものが紹介されている。今日はその話をしたい。

 ちなみに、メインのPDCAの話は既にブログで多数紹介してきたので、バックナンバーを遡ってもらえると幸いである。

ルーチンチェックシートとは?

 まずは少し引用してみよう。

 継続型のDOの指標化のために、そしてどうしても後回しになりやすい重要・非緊急領域を実行に移す手段として、新卒入社時から私が実践しているのが「ルーチンチェックシート」である。現在、当社では「鬼速PDCAチェックシート」と呼んで、若手社員を中心に実践してもらっている。

 なぜ継続型のDOに対して特別にシートを作成しないといけないかというと、PDCAの濃度を上げるには、DOの質が重要だからである。

 と言ってしまうと、「PLANもCHECKもADJUSTも重要なのでは?」と突っ込まれてしまいそうだが、DOとその他のP・C・Aは決定的に異なる性質がひとつある。それは、PCAはサイクルの中で「点」を打つ感覚である。計画する、チェックする、アジャストする。単発的である。それに対してDOはサイクルの中で「線」のような役割である。毎日毎日継続するDOは連続的な性質があるのだが、その代わり「点」のような緊張感が消えやすい。

 そこで、別途シートを作成し、連続的なDOの性質に対して、それを「点」に近づける離散化の操作を加えることで、「意識」が反応するような工夫が必要なのである。それを可能とするのが、「ルーチンチェックシート」なのである(と私は理解している)。そうでもしないと、あっという間に日々が過ぎ去ってしまうだろう。

 それでは、どのようにルーチンチェックシートを作成すればよいのだろうか。さらに少し引用してみよう。

 ルーチンチェックシートで行うことは、目標を書き、毎日点数をつけることだけだ。ものすごくシンプルだが、やるべきとわかっているのについつい後回しにしがちなことを習慣として染み込ませる(ルーチン化する)のに、これほど効果的な手段を私は知らない。
 点数のつけ方は10点満点でも5点満点でも、ABCでもなんでもいい。私の場合は◎(3点)、◯(2点)、△(1点)、✕(0点)の4段階評価にして毎晩寝る前に書き込み、週末ごとに点数化していた。あくまでも自己評価になるが、ここで自分に嘘をついても意味がない。大事なことは「あきらかにできていない状態」から「あきらかに定着化した状態」にすることである。

 非常にシンプル。私はGoogle Sheetsでライフハッカー仲間と「ルーチンチェックシート」を共有しているので、PCで管理しているが、もちろん紙の上でも良いだろう。点数付けは、「◯」と「✕」の2段階で行っている。

 例えば月平均が何点以上になったら達成と事前に決めて、それが達成できたら次の月には入れないという方法でもいいだろう。経験上、どんな目標でもルーチン化するにはだいたい3ヶ月ぐらいは要する。

 私も数ヶ月間、ルーチンシートを書き込み続けてきたが、かなり長い間ルーチンシートに居座っている目標もある。根気強く続けていくしかないのかもしれない。項目として私が実践してきたものの一部は、

  • 10分瞑想する
  • 〇〇時に起きる
  • 帰宅直後に前倒しシートを実践する
  • 業務で〇〇をする

などである。

ルーチンチェックシートを続けるコツ

 実際にやればわかるが、たいていのことは最初の数日は意識が向いているのでそれなりにやるが、そのあと一気にやらなくなる。定着化のコツはそこからの巻き返しにかかっているといっていい。

 ココは強く実感しているところである。同時に重要に感じていることは、目標を追加しすぎないことである。最初は多くて3つぐらいが丁度良いかもしれない。モチベが高まっていると、ついついたくさん入れてしまうが、結局手が回らなくなり、減らすことになるので、それなら最初から少ない方が良い。

 それに、目標が高くて、達成できない週が続けば、すかさず目標値を下げるべきである。そうやって下げ続けると、自分の実力を少し上回る目標値まで降りてくる。そうすると突然やる気が湧いてくる転換点のような場面に出くわすので、それが恐らく適正な目標値である可能性が高い。例えば〇〇を10件達成するという目標を達成できない日が続けば、9件、8件と下げていく。最初は「オレはもっと高い目標でも行けるはずだ!」という気持ちもあるが、そこはグッとこらえて、「実際に過去、全然できていないじゃないか」と自分に言い聞かせて、少しずつ目標を下げていこう。

仲間とルーチンチェックシートを共有する方法

 私はGoogle Sheetsで共有しているので、参考までに方法を記しておく。方法は、Google Sheetsで新規スプレッドシートを作成し、右上の共有から、仲間のグーグルのメールアドレスを記入する。そうするとその人を招待することができ、管理者である自分と招待された人だけがそのURLにアクセスできるような仕組みになるので、ウェブ上に公開されてしまう心配がない。

 最初は一枚のシートに全員の目標を書く形式で進めていたが、人によって管理するタイムスパンが異なるので、使いづらくなってしまっていた。例えばある人は日次で管理、別の人は週次の目標を記入するなどだ。そこで一人ひとり、別のシートを用意するのがお勧めである。

 Google Sheetsの利点は、お互いにコメントをすることができ、例えば「最近、習慣化がすすんでますね!」とかのコメントが入る。

 他人と目標を共有しづらいものであっても、「午前中にAを行う」などと隠した上で共有すると、何の問題もない。私も「Bをやる」とか、そういう他の人が解読不可能な目標もGoogle Sheets上で多用している。

終わりに

 ということで、今回は「ルーチンチェックシート」の話を紹介してみた。実は本の中に、「進捗管理シート」というものも紹介されていたのだが、私は今までこの2つをごっちゃにして使ってしまっていたようである。そこで今後は、「進捗管理シート」を別途作成し、管理していきたいと思っている。また機会があればブログでも紹介してみたい。


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 2017年2月18日から3月5日まで、毎日『鬼速PDCA』の記事を連続で公開しています。Twitterハッシュタグ「#鬼フェス」にて質問も受け付けています。『鬼速PDCA』体験記も募集しています。『鬼速PDCA』を実践している方は是非。詳しくはこちら。
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